各学院、部处、各单位：
针对近期报账中接待函落款单位不明确、工程款何时可列支出未明确等问题，按照高校会计制度、财务制度核算要求，并参考有关兄弟院校的做法，经学校同意，有关事项明确如下：
一、工程款的报销
（一）工程开工后，根据合同约定的条款，凭单位工程开工申请报告、工程合同/协议、借款单等，支付给外单位的第一笔工程预付款（填写借款单），不列入支出；
（二）在工程验收结束后，凭发票、验收证明书、合同/协议、第一笔工程预付的借款单等相关材料，冲销/核销第一笔工程预付款，同时，按合作条款报销第二笔工程进度款，列入支出；
（三）在工程竣工时，凭发票、工程合同/协议、工程审结书（包含《华南农业大学工程预（结）算审计意见表》）等材料，报销工程尾款，列入支出；
（四）若涉及质保金（工程质量保修金），在工程审结后报销时，需办理质保金入账开收据；合同质保期到期后，学校相关负责人员可凭质保金凭证（收据）、竣工验收证明书、工程合同/协议等材料办理退回质保金。
二、关于接待费报销邀请函落款单位的问题
因工作实际，须要邀请校外专家等来校交流或作讲座，可以学校名义、也可以学校二级单位（部处、学院、研究中心等）名义邀请，邀请函上必须加盖公章。报销时须附上公务接待审批表（接待清单）和邀请函，邀请函模版参考附件。
三、关于部分2万元以上经济业务签订正式合同问题
在实际执行中，对于有正式文件规定或会议通知（含出国批件）明确规定收费标准（如参加培训、会议、差旅、代订机票、住宿等）的业务，累计有可能达到或刚好超过2万元的业务，附上相关情况说明后，可无需签订正式合同（纳入政府集中采购目录的除外）。
三、关于打印论文资料与定点印刷问题
学校师生日常零星的论文、资料等零星打印，继续维持原有做法，即可在校园内及五山附近打印店打印论文资料，但报销时必须附打印明细清单，凭公务卡等结算。
四、关于软件等无形资产核算问题
我校外购和自行开发的软件，按购买价和委托合同价，1000元以上（含1000元）需要到资产处办理固定资产登记。
财务处
2017年10月31日
